Kiến thức thiết bị nha khoa, Phần mềm quản lý phòng khám, Tin tức
Giữ Chân Bệnh Nhân Nha Khoa: 6 Việc Phần Mềm Tự Động Làm Thay Lễ Tân
Giữ chân bệnh nhân nha khoa phụ thuộc vào việc phòng khám có nhắc lịch đúng lúc, chăm sóc sau điều trị và nhớ từng bệnh nhân hay không. Khi phòng khám đông lên, lễ tân không thể nhớ hết bằng sổ tay hay Excel. Phần mềm quản lý phòng khám làm thay các việc lặp lại đó một cách tự động, để không bệnh nhân nào bị bỏ quên.
6 việc phần mềm làm thay lễ tân
- Nhắc lịch hẹn và lịch tái khám tự động.
- Lưu hồ sơ, lịch sử điều trị, phim X-quang theo từng lần khám.
- Theo dõi kế hoạch điều trị dài ngày: Implant, chỉnh nha, phục hình.
- Quản lý thu chi, trả góp, công nợ bệnh nhân.
- Báo cáo tỷ lệ bệnh nhân quay lại theo bác sĩ, dịch vụ, nguồn khách.
- Cảnh báo vật tư sắp hết để không phải hoãn ca.
Bác sĩ làm rất tốt một ca trám. Sáu tháng sau, bệnh nhân không quay lại cạo vôi, không phải vì chê, mà vì không ai nhắc. Năm sau họ đi phòng khám khác gần nhà hơn. Phòng khám mất một khách hàng trung thành mà không hề biết. Đây là chỗ thất thoát lặng lẽ nhất của nhiều phòng khám.
Vì sao giữ chân bệnh nhân nha khoa khó khi chỉ dùng sổ và Excel?
- Lịch hẹn ghi tay, đổi lịch dễ sót, hai bác sĩ có thể bị xếp trùng ghế.
- Không ai theo dõi ai đến hạn tái khám, cạo vôi định kỳ, kiểm tra Implant.
- Hồ sơ và phim X-quang nằm rải rác, bác sĩ khó xem lại lịch sử nhanh.
- Chủ phòng khám không biết tỷ lệ bệnh nhân quay lại là bao nhiêu.
- Mọi thứ phụ thuộc vào trí nhớ của lễ tân; lễ tân nghỉ là mất dữ liệu.
Quy trình giữ chân bệnh nhân nha khoa gợi ý
| Thời điểm | Việc cần làm | Cách làm |
|---|---|---|
| Trước buổi hẹn | Nhắc lịch hẹn, xác nhận đến hoặc đổi lịch | Tự động |
| Sau điều trị | Hỏi thăm tình trạng sau ca nhổ răng, điều trị tủy, Implant | Nhắc lễ tân gọi hoặc nhắn |
| Trong kế hoạch dài ngày | Nhắc các buổi tiếp theo của ca Implant, chỉnh nha, phục hình | Tự động theo kế hoạch |
| Định kỳ | Nhắc tái khám, cạo vôi theo chu kỳ bác sĩ chỉ định | Tự động |
| Dịp đặc biệt | Chúc mừng sinh nhật, thông tin chương trình chăm sóc | Theo chiến dịch |
Chu kỳ tái khám cụ thể do bác sĩ chỉ định cho từng bệnh nhân. Phần mềm chỉ giúp không quên thực hiện.
Phần mềm giúp giữ chân bệnh nhân nha khoa như thế nào?
Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa do Công Bình Medical thiết kế theo quy trình riêng của từng phòng khám, gồm các phân hệ:
| Phân hệ | Chức năng |
|---|---|
| Hồ sơ bệnh nhân | Thông tin, tiền sử, lịch sử điều trị, hình ảnh X-quang theo từng lần khám |
| Lịch hẹn và nhắc tái khám | Lịch theo bác sĩ, theo ghế; nhắc lịch hẹn và tái khám tự động |
| Kế hoạch điều trị và báo giá | Lập phác đồ, báo giá theo dịch vụ, theo dõi tiến độ từng ca |
| Thu chi và công nợ | Thu theo đợt điều trị, trả góp, công nợ bệnh nhân |
| Hoa hồng và lương bác sĩ | Tính theo dịch vụ, doanh thu, KPI |
| Kho vật tư | Nhập xuất tồn, cảnh báo sắp hết |
| Báo cáo | Doanh thu theo bác sĩ, dịch vụ, nguồn khách; tỷ lệ bệnh nhân quay lại |
Phòng khám chỉ cần triển khai phân hệ thật sự dùng, không phải trả cho tính năng thừa.
Kinh nghiệm từ đội kỹ thuật Công Bình
Khi khảo sát phòng khám trước lúc triển khai phần mềm, câu hỏi đầu tiên Công Bình đặt ra là: “Tháng trước có bao nhiêu bệnh nhân đến hạn tái khám, và bao nhiêu người đã quay lại?” Nhiều chủ phòng khám chưa có con số này. Đó cũng là con số đầu tiên phần mềm sẽ trả lời.
3 chỉ số đo hiệu quả giữ chân bệnh nhân nha khoa
| Chỉ số | Cách tính | Kỳ vọng khi có hệ thống |
|---|---|---|
| Tỷ lệ bỏ hẹn | Số lịch hẹn không đến ÷ tổng lịch hẹn | Giảm dần nhờ nhắc lịch tự động |
| Tỷ lệ tái khám | Số bệnh nhân quay lại đúng hạn ÷ số đến hạn | Tăng dần nhờ nhắc định kỳ |
| Tỷ lệ chấp nhận kế hoạch | Số ca đồng ý điều trị ÷ số ca được tư vấn | Tăng khi tư vấn có hình ảnh, báo giá rõ ràng |
Cách làm này dựa trên nguyên lý quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Xem thêm bài CRM là gì và giải pháp quản lý doanh nghiệp CRM may đo.
Câu hỏi thường gặp
Phòng khám 1–2 ghế có cần phần mềm không?
Cần, nếu muốn giữ chân bệnh nhân nha khoa lâu dài. Phòng khám nhỏ có thể bắt đầu với lịch hẹn, hồ sơ và nhắc tái khám.
Dữ liệu cũ trên Excel có chuyển sang được không?
Có thể chuyển dữ liệu bệnh nhân từ Excel. Công Bình khảo sát dữ liệu hiện có trước khi báo phương án.
Phần mềm có demo không?
Có. Công Bình khảo sát quy trình và demo miễn phí. Gọi 0925 888 968 để đặt lịch.
Giá phần mềm tính thế nào?
Báo giá theo phân hệ phòng khám cần dùng, không tính tính năng không dùng.
Đặt lịch demo phần mềm quản lý phòng khám nha khoa miễn phí
Gọi hotline 0925 888 968 hoặc nhắn Zalo cùng số. Kỹ thuật Công Bình Medical phản hồi trong ngày.